من غيّر هذا التسجيل؟ سجلات التدقيق في Moodle والأرشفة والقانون 25

تقول طالبة إنها أُزيلت من مساق قبل يوم من امتحان منتصف الفصل. ويبلّغ معلم عن طالب في شعبته لا يظهر في قائمته في نظام معلومات الطلاب (SIS). ويقدّم طالب سابق طلب وصول إلى كل ما تحتفظ به المؤسسة من معلومات عنه. وفي كل مرة يتكرر السؤال نفسه: من غيّر هذا التسجيل، ومتى، ولماذا؟

وتطرح نهاية الفصل سؤالًا مرافقًا. فبعد أن تُرصد الدرجات النهائية في النظام، تظل مئات المساقات في Moodle تحتوي على تسليمات ودرجات ومشاركات في المنتديات وملاحظات، وكلها معلومات شخصية. فماذا يحدث لهذه المساقات، ومن يستطيع فتحها، وإلى متى؟

لماذا يصعب معرفة من غيّر تسجيلًا ما؟

يسجّل Moodle الكثير. فسجله القياسي يحفظ أحداثًا مثل تسجيل مستخدم في مساق، وإلغاء تسجيله، وتحديث التسجيل، وإسناد دور، مع الوقت، والحساب الذي نفّذ الإجراء، والمستخدم المعني، والمصدر (الويب أو خدمات الويب أو سطر الأوامر)، وعنوان IP. ويجده المسؤولون في Reports > Logs على مستوى المساق أو الموقع.

لكن الحدود تظهر حين يصبح السؤال «لماذا»:

• الفاعل غالبًا آلة. تظهر التغييرات التي تجريها المزامنة باسم حساب خدمات الويب أو حساب المسؤول الذي تعمل المهمة المجدولة باسمه. فالسجل يخبركم أن المزامنة هي الفاعل، لا أي معاملة في النظام أو أي شخص كان وراء التغيير.
• السبب في مكان آخر. السبب في نظام معلومات الطلاب (انسحاب، أو تبديل شعبة، أو تحديث حالة)، والنتيجة في Moodle، وبينهما سجل سكربت على خادم إن كان يحتفظ بسجل أصلًا. أي ثلاثة أنظمة، وثلاث مدد حفظ، وغالبًا ثلاثة فرق.
• قد يكون الدليل قد اختفى. يحدد إعداد Keep logs for في Moodle مدة الاحتفاظ بالسجل القياسي. والمواقع التي تقلّص سجلاتها لتحسين الأداء ربما حذفت الدليل قبل أن يسأل أحد عنه.
• تختلط التغييرات اليدوية بالمتزامنة. قد ينطبق تسجيل يدوي أجراه معلم وتعليقٌ طبّقته المزامنة على الطالب نفسه، ولا تكشف إلا قراءة متأنية أيهما غلب.

ماذا ينبغي أن يحدث لمساقات Moodle في نهاية الفصل؟

لا يوجد في Moodle زر أرشفة واحد، فتجمع المؤسسات بين عدة خيارات لكل منها ثمنه.

وأيًّا كان اختياركم، تعاملوا مع الميتا-مساق بوصفه وحدة واحدة، فأغلقوا المساق الأم ومساقات شُعبه معًا. واضبطوا كذلك تاريخ نهاية المساق، كي تصنّفه لوحات المستخدمين ضمن المساقات السابقة لا الحالية.

والوصول هو النصف الآخر من القرار. فبعد الفصل، يكون لبضع فئات عادةً حاجة مشروعة، ويمكن تلبية كل منها بدور أو بمهلة زمنية:

• المعلمون، لمعالجة مراجعات الدرجات والتظلمات وإعادة استخدام موادهم في الفصل التالي.
• الطلاب، أحيانًا، للاطلاع على الملاحظات خلال فترة قصيرة معلنة قبل إغلاق المساق أمامهم.
• منسقو البرامج أو المستشارون، في بعض الحالات، لمراجعات البرامج، عبر دور على مستوى الفئة بدل تسجيلات فردية.

أما غيرهم، بمن فيهم المساعدون الذين انتهت عقودهم والطلاب الذين انسحبوا، فينبغي أن يفقدوا الوصول عند إغلاق المساق. وكتابة هذه القاعدة مرة واحدة وتطبيقها في كل فصل هي ما يحوّل الأرشفة من عملية تنظيف مرهقة إلى سياسة يمكن شرحها.

ماذا يتوقع القانون 25 واللائحة العامة لحماية البيانات؟

يشرح هذا القسم القانونين بعبارات عامة، وليس استشارة قانونية: فكيفية تطبيقهما على مؤسستكم، وعلى Moodle لديكم تحديدًا، مسألة يحسمها مسؤول حماية البيانات.

حدّث القانون 25 في مقاطعة كيبيك الكندية قواعد حماية المعلومات الشخصية للهيئات العامة والمؤسسات الخاصة على حد سواء، وقد دخلت التزاماته حيز التنفيذ على مراحل بين 2022 و2024 تحت إشراف لجنة الوصول إلى المعلومات (CAI). أما اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) فتسري على المؤسسات في الاتحاد الأوروبي. ويقوم الاثنان على مبادئ متقاربة، وكذلك كثير من الأنظمة المحلية لحماية البيانات في بلدان أخرى، فارجعوا إلى ما ينطبق منها على مؤسستكم.

وفي كيبيك، تعتمد الهيئات العامة كالكليات (cégeps) أيضًا جدولًا لحفظ الوثائق بموجب قانون المحفوظات، لذا ينبغي إشراك مسؤول إدارة الوثائق في النقاش. وفي البلدان الأخرى، تحققوا من قواعد حفظ السجلات المعمول بها لديكم.

ما الممارسات التي تصمد حين يُطرح السؤال؟

1. حدّدوا مصدر الحقيقة لكل نوع من البيانات. يحمل نظام معلومات الطلاب التسجيل والدرجات النهائية، ويحمل Moodle النشاط داخل المساقات. وينبغي أن تبدأ تغييرات التسجيل من النظام لا من Moodle.
2. سجّلوا كل إجراء مزامنة مع سببه. دوّنوا التاريخ والوقت، والفاعل (شخصًا كان أو نظامًا)، والتغيير في النظام الذي أطلقه، والطالب المعني، والمساق، والحالة قبل التغيير وبعده.
3. افصلوا الاستثناءات اليدوية. اقصروا التسجيلات اليدوية على الحالات الموثقة، ودوّنوا لكل منها من أضافها ولماذا.
4. اضبطوا مدة حفظ السجلات عن قصد. اختاروا لإعداد Keep logs for قيمة تتوافق مع قواعد الحفظ لديكم، واحتفظوا بسجل المزامنة نفسها مدة لا تقل عنها.
5. استخدموا أدوات الخصوصية في Moodle. منذ الإصدار 3.5، تعالج أداة Data privacy طلبات البيانات، كالتصدير والحذف، وتوفر سجلًا للبيانات (Data registry) تُسندون فيه الأغراض ومدد الحفظ إلى الفئات والمساقات.
6. اتبعوا الروتين نفسه في نهاية كل فصل. أغلقوا التسليمات، وأخفوا المساقات أو انقلوها، وأبقوا وصول المعلمين لمراجعات الدرجات، ثم انسخوا احتياطيًا واحذفوا وفق الجدول.
7. تدرّبوا على طلب وصول. اختاروا طالبًا سابقًا، وقيسوا الوقت اللازم لإعداد قائمة بمساقاته وتغييرات تسجيله والأعمال التي ما زلتم تحتفظون بها. وإن استغرق ذلك أيامًا، فأصلحوا العملية قبل وصول طلب حقيقي.

كيف يتعامل Classeo مع ذلك

كل إجراء توفير أو تسجيل أو أرشفة ينفّذه Classeo مؤرَّخ ومنسوب إلى فاعله. فحين يسأل مكتب التسجيل عمّن أزال طالبًا من مساق، يصبح الجواب استعلامًا بسيطًا: أي تغيير في النظام أطلق الإجراء، ومتى وصل إلى Moodle، وما الذي تغيّر بالضبط.

وفي نهاية الفصل، يُخفي Classeo المساقات المكتملة أو يؤرشفها وفق سياسة مؤسستكم، فيعالج الميتا-مساقات الأم ومساقات شُعبها معًا، كي لا يبقى أي مساق مغلقًا نصف إغلاق. وتبقى السياسة قرار فريقكم، فيما يطبّقها Classeo بالطريقة نفسها في كل فصل.

Classeo وسيط مزامنة: تبقى بيانات الطلاب في نظام معلومات الطلاب لديكم وفي Moodle، ولا يحتفظ Classeo بنسخ طويلة الأمد منها، ويُستضاف على بنية تحتية داخل كيبيك. ولمعرفة المزيد عن الجهة الناشرة، زوروا صفحة من نحن الخاصة بـLS2 Innovation، أو تواصلوا معنا لأسئلة الأمن والخصوصية. ولجانب الإضافة والحذف من الأثر نفسه، اقرؤوا لماذا يفقد الطلاب الوصول عند الإضافة والانسحاب المتأخرين، ولكلفة الإبقاء على السكربتات، اقرؤوا سكربتات مخصصة أم تكامل مُدار.