Qui a modifié cette inscription ? Journalisation Moodle, archivage et Loi 25

Une étudiante affirme avoir été retirée d'un cours la veille de son examen de mi-session. Un enseignant signale dans son groupe un étudiant absent de sa liste du SIE. Un ancien étudiant dépose une demande d'accès à tous les renseignements que l'établissement détient sur lui. Chaque fois, la question est la même : qui a modifié cette inscription, quand et pourquoi ?

La fin de session soulève une question jumelle. Une fois les notes finales versées au SIE, des centaines de cours Moodle contiennent encore des remises, des notes, des messages de forum et des rétroactions, autant de renseignements personnels. Qu'advient-il de ces cours, qui peut encore les ouvrir, et pendant combien de temps ?

Pourquoi est-il si difficile de savoir qui a modifié une inscription ?

Moodle journalise beaucoup. Son journal standard consigne des événements comme l'inscription d'un utilisateur à un cours, sa désinscription, la modification d'une inscription ou l'attribution d'un rôle, avec l'heure, le compte qui a agi, l'utilisateur touché, l'origine (web, services web ou ligne de commande) et l'adresse IP. Les administrateurs le trouvent sous Rapports > Journaux, au niveau du cours ou du site.

Les limites apparaissent quand la question devient « pourquoi » :

• L'auteur est souvent une machine. Les changements faits par une synchronisation apparaissent sous le compte de services web ou le compte d'administration sous lequel roule une tâche planifiée. Le journal dit que la synchronisation l'a fait, pas quelle transaction du SIE ni quelle personne en est à l'origine.
• La cause est ailleurs. La raison se trouve dans le SIE (un abandon, un changement de groupe, une mise à jour de statut), l'effet dans Moodle, et entre les deux, le journal d'un script sur un serveur, s'il en tient un. Trois systèmes, trois durées de conservation et souvent trois équipes.
• La preuve a peut-être disparu. Le paramètre « Conserver les journaux pendant » détermine combien de temps Moodle garde son journal standard. Les sites qui élaguent leurs journaux pour la performance ont peut-être effacé la preuve avant qu'on la demande.
• Changements manuels et synchronisés se mélangent. L'inscription manuelle faite par un enseignant et la suspension appliquée par la synchronisation peuvent viser le même étudiant, et seule une lecture attentive montre laquelle l'a emporté.

Que faire des cours Moodle en fin de session ?

Moodle n'a pas de bouton « archiver ». Les établissements combinent plusieurs options, chacune avec ses compromis.

Quel que soit votre choix, traitez un méta-cours comme un tout : fermez le parent et ses cours de groupe ensemble. Réglez aussi la date de fin du cours, pour que les tableaux de bord le classent parmi les cours passés plutôt que parmi les cours actuels.

L'accès est l'autre moitié de la décision. Après la session, quelques groupes ont généralement un besoin légitime, et chacun se gère par un rôle ou une limite de temps :

• Les enseignants, pour traiter les révisions de notes et réutiliser leur matériel à la session suivante.
• Les étudiants, parfois, pour lire leurs rétroactions pendant une courte période annoncée avant la fermeture du cours.
• Les coordonnateurs de programme ou les conseillers pédagogiques, à l'occasion, pour l'évaluation de programme, par un rôle au niveau de la catégorie plutôt que par des inscriptions individuelles.

Tous les autres, y compris les auxiliaires d'enseignement dont le contrat est terminé et les étudiants qui ont abandonné, devraient perdre l'accès à la fermeture du cours. Mettre cette règle par écrit une fois et l'appliquer à chaque session, c'est ce qui transforme l'archivage d'une corvée de nettoyage en une politique que l'on peut expliquer.

Qu'attendent la Loi 25 et le RGPD ?

Cette section explique les lois en termes généraux. Ce n'est pas un avis juridique : la façon dont elles s'appliquent à votre établissement, et à votre Moodle en particulier, relève de votre responsable de la protection des renseignements personnels.

La Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) a modernisé les règles québécoises tant pour les organismes publics que pour les entreprises privées, avec des obligations entrées en vigueur par étapes de 2022 à 2024, sous la surveillance de la Commission d'accès à l'information. Le RGPD s'applique aux établissements de l'Union européenne. Les deux reposent sur des principes semblables.

Au Québec, les organismes publics comme les cégeps tiennent aussi un calendrier de conservation en vertu de la Loi sur les archives : la personne responsable de la gestion documentaire a donc sa place dans la discussion.

Quelles pratiques tiennent la route quand on vous pose la question ?

1. Nommez la source de vérité de chaque type de données. Le SIE porte l'inscription et les notes finales ; Moodle porte l'activité dans les cours. Les changements d'inscription devraient partir du SIE, pas de Moodle.
2. Journalisez chaque action de synchronisation avec sa cause. Consignez l'horodatage, l'auteur (une personne ou un système), le changement du SIE qui l'a déclenchée, l'étudiant touché, le cours et l'état avant et après.
3. Isolez les exceptions manuelles. Limitez les inscriptions manuelles aux cas documentés, et notez pour chacune qui l'a ajoutée et pourquoi.
4. Réglez la conservation des journaux volontairement. Choisissez pour « Conserver les journaux pendant » une durée qui correspond à vos règles de conservation, et gardez le journal de la synchronisation au moins aussi longtemps.
5. Utilisez les outils de confidentialité de Moodle. Depuis Moodle 3.5, l'outil de confidentialité des données traite les demandes, comme les exportations et les suppressions, et offre un registre de données où vous associez des finalités et des durées de conservation aux catégories et aux cours.
6. Suivez la même routine de fin de session à chaque fois. Fermez les remises, cachez ou déplacez les cours, gardez l'accès des enseignants pour les révisions de notes, puis sauvegardez et supprimez selon le calendrier.
7. Faites une répétition de demande d'accès. Choisissez un ancien étudiant et chronométrez le temps nécessaire pour dresser la liste de ses cours, de ses changements d'inscription et des travaux encore conservés. Si ça prend des jours, corrigez le processus avant qu'une vraie demande arrive.

Comment Classeo s'en charge

Chaque action de provisionnement, d'inscription et d'archivage effectuée par Classeo est horodatée et associée à son auteur. Quand le registrariat demande qui a retiré un étudiant d'un cours, la réponse devient une simple recherche : quel changement du SIE l'a déclenchée, quand elle a atteint Moodle et ce qui a changé exactement.

En fin de session, Classeo cache ou archive les cours terminés selon la politique de l'établissement, en traitant ensemble les méta-cours parents et leurs cours de groupe, pour qu'aucun cours ne reste à moitié fermé. Votre équipe décide toujours de la politique ; Classeo l'applique de la même façon à chaque session.

Classeo est un relais de synchronisation : les données étudiantes restent dans votre SIE et dans votre Moodle, et Classeo n'en garde pas de copie à long terme. Il est hébergé sur une infrastructure située au Québec. La page Administration Moodle décrit le journal d'audit, la page Moodle à l'université aborde la conformité à la Loi 25 et au RGPD, et la page À propos présente LS2 Innovation. Pour le volet ajouts-abandons de cette même trace, lisez pourquoi des étudiants perdent l'accès pendant les ajouts-abandons et, pour le coût des scripts, scripts maison ou intégration maintenue.