Créer des centaines de cours Moodle : liste de contrôle de début de session

Un cégep ou une université de taille moyenne ouvre des centaines de groupes-cours à chaque session, et les grands établissements en ouvrent bien plus d'un millier. Chacun a besoin d'un cours Moodle dans la bonne catégorie, avec le bon nom, un enseignant et une structure de départ, avant le premier cours de la fin août ou de janvier.

La cohue est prévisible. Le SIE bouge encore, les tâches d'enseignement ne sont pas toutes attribuées, les enseignants veulent accéder à leur cours pour se préparer, et l'équipe Moodle est petite. Quand ça déraille, on le voit dès le premier jour : un enseignant qui ne trouve pas son cours, un cours classé dans la catégorie de l'an dernier, des étudiants devant une coquille vide, ou deux cours pour un même groupe parce que quelqu'un l'a renommé.

Pourquoi la rentrée est-elle si difficile à réussir ?

Le travail en soi n'est pas compliqué. C'est le calendrier qui l'est.

• Les données du SIE ne sont définitives que tard. Des groupes-cours ouvrent et ferment, des enseignants restent « à déterminer » jusqu'à la dernière semaine, et les cours jumelés se décident après la publication de l'horaire.
• Moodle exige des décisions que le SIE ne contient pas. L'arborescence des catégories, la convention de nommage, le gabarit, la date de visibilité et les groupes-cours qui partagent un cours doivent être décidés quelque part, généralement par des personnes occupées à fermer la session précédente.
• La fenêtre est courte. Entre la session d'automne et celle d'hiver surtout, les notes finales d'une session sont dues pendant qu'on monte les cours de la suivante.
• Les étapes dépendent les unes des autres. La création des cours, les comptes utilisateurs et les inscriptions relèvent souvent d'outils ou de personnes différents ; une étape attend l'autre et les problèmes n'apparaissent qu'à la fin.

Que coûte une rentrée désordonnée ?

• Des billets la première semaine pour des cours manquants, des étudiants manquants ou un mauvais enseignant, au moment où le soutien informatique est déjà à pleine capacité.
• Du temps de préparation perdu pour les enseignants, dont certains abandonnent et publient leur plan de cours en dehors de Moodle.
• Du nettoyage plus tard. Les cours en double ou mal classés doivent être déplacés ou supprimés après que les étudiants s'en sont servis, et un cours dans la mauvaise catégorie échappe aux rôles et aux rapports définis au niveau de la catégorie.
• Des heures supplémentaires en TI. Selon les déploiements de LS2, les scripts de provisionnement maison demandent environ 40 à 80 heures TI par session, et une bonne part tombe pendant ces quelques semaines, en plus de l'administration Moodle courante.

Quels raccourcis se retournent contre vous ?

• Restaurer les sauvegardes de la session précédente avec les données des utilisateurs. Anciens étudiants, remises et messages de forum suivent. Restaurez sans les utilisateurs inscrits, ou partez d'un gabarit.
• Créer les cours seulement quand les enseignants le demandent. Les demandes arrivent tard, et des cours créés un à un finissent avec des noms et des réglages incohérents.
• Rendre chaque cours visible dès sa création. Les étudiants voient des cours vides ou à moitié montés et écrivent à leur enseignant pour le signaler.
• Utiliser le nom abrégé comme clé. Les noms abrégés se modifient. Un cours renommé paraît nouveau à la synchronisation suivante, qui le crée une deuxième fois.
• Inscrire les étudiants avant que leurs comptes existent. Les inscriptions d'utilisateurs qui n'ont pas encore de compte Moodle échouent, souvent sans que personne s'en aperçoive.

La liste de contrôle de début de session

Adaptez le calendrier au vôtre. L'ordre compte davantage que les dates exactes.

De quatre à six semaines avant les cours : les décisions

1. Figez la convention de nommage. Entendez-vous une fois sur chaque champ et appliquez-le à tous les cours.

2. Montez l'arborescence des catégories de la session et attribuez les rôles définis au niveau des catégories, par exemple pour les coordonnateurs de département ou les conseillers pédagogiques.
3. Préparez les gabarits. Prévoyez un cours modèle par département ou par type de cours, avec le format de cours, les blocs par défaut, les réglages d'achèvement et une structure de départ. Rangez les gabarits, cachés, dans leur propre catégorie.
4. Entendez-vous sur les règles de fusion des cours à plusieurs groupes et des cours jumelés avant toute création. Notre guide sur les méta-cours pour les cours à plusieurs groupes explique comment trancher.
5. Fixez la politique de visibilité. Les cours sont créés cachés ; choisissez la date où ils deviennent visibles et annoncez-la au personnel enseignant.

De deux à trois semaines avant : les données et la création

1. Extrayez la liste des groupes-cours du SIE et vérifiez-la : numéros en double, groupes annulés, groupes sans enseignant, cours jumelés.
2. Assurez-vous que les comptes utilisateurs existent et concordent. Les comptes des étudiants et du personnel doivent exister dans Moodle, par l'authentification unique ou une synchronisation des utilisateurs, avec des numéros d'identification qui correspondent au SIE. Les nouvelles admissions et les embauches tardives sont les trous habituels.
3. Testez sur un site de préproduction. Créez un échantillon de cours à partir des gabarits et vérifiez noms, catégories, dates et réglages.
4. Créez les cours en lot avec l'outil de dépôt de cours et un cours modèle, avec les services web ou par votre intégration, jamais un par un. Réglez les dates de début et de fin du cours d'après les dates de la session : le bloc Vue d'ensemble des cours du tableau de bord s'en sert pour classer les cours en cours, à venir et passés.
5. Inscrivez d'abord les enseignants avec le rôle Enseignant, puis les enseignants non éditeurs et les auxiliaires d'enseignement, pour que le personnel puisse commencer à se préparer.

La dernière semaine avant les cours : les étudiants et les vérifications

1. Inscrivez les étudiants et passez la synchronisation à des exécutions fréquentes pour les ajouts et les abandons.
2. Rapprochez Moodle du SIE. Comparez le nombre de cours au nombre de groupes-cours, le nombre d'inscriptions par cours, les cours sans enseignant et les inscriptions qui existent dans Moodle mais pas dans le SIE.
3. Ouvrez la visibilité à la date convenue et envoyez aux enseignants un court message sur ce qui a changé depuis la dernière session.

Les deux premières semaines de cours : les ajouts-abandons

1. Surveillez la synchronisation chaque jour. Les inscriptions tardives, les abandons et les changements de groupe se poursuivent pendant des semaines ; voyez pourquoi des étudiants perdent l'accès pendant les ajouts-abandons.
2. Consignez chaque exception manuelle, comme les auditeurs libres, les invités ou les embauches tardives, pour la revoir et la retirer en fin de session.

Que faire si le SIE change après la création des cours ?

Il changera. Décidez de la réponse à chaque type de changement avant qu'il survienne, pour que la synchronisation, ou la personne de garde, applique toujours la même règle.

Comme le numéro d'identification du cours porte le lien avec le SIE, aucun de ces changements n'oblige à recréer un cours. C'est le principal bénéfice d'une convention de nommage établie des semaines avant la rentrée.

Comment Classeo s'en charge

Classeo retire de la liste les étapes de création et d'inscription. Chaque groupe-cours du SIE devient un cours Moodle au début de la session, sans création manuelle, selon les conventions de nommage et de catégories dont votre équipe convient pendant le déploiement. Les enseignants et les étudiants sont inscrits à partir du SIE, et la synchronisation continue en temps réel ou selon un horaire, de sorte que les ajouts et les abandons se rendent dans Moodle en quelques minutes.

Les cours à plusieurs groupes et les cours jumelés sont fusionnés en méta-cours Moodle dès le départ : les enseignants n'ouvrent jamais quatre copies du même cours. Chaque action de provisionnement et d'inscription est horodatée et attribuée, ce qui transforme le rapprochement final en lecture de journal plutôt qu'en exercice de chiffrier.

Les décisions vous restent : gabarits, catégories, rôles et dates de visibilité demeurent l'affaire de votre équipe. Ce qui disparaît, c'est le travail manuel entre les deux. La page Intégration Moodle-SIE montre comment les cours sont générés à partir des données du SIE.

Un déploiement type prend de quatre à huit semaines, et un déploiement express d'environ dix jours est possible quand la session approche. Si votre prochaine session commence bientôt, écrivez à l'équipe pour voir ce qui convient à votre calendrier.